Tot ce plătești

Pentru un calcul onest, include toate costurile, nu doar cele evidente.

Costuri de implementare

Licențe și subscripții

• Platformă de automatizare
• Integrări premium dacă e cazul
• Tools auxiliare (testing, monitoring)

Dezvoltare

• Ore interne de lucru (salariu echivalent)
• Consultanți sau agenție externă
• Training echipă

Infrastructură

• Hosting (dacă self-hosted)
• Baze de date adiționale
• Bandwidth pentru volume mari

Costuri operaționale (lunar)

Subscripții recurente

• Planuri platforme automatizare
• Operații/execuții peste limit

Mentenanță

• Ore pentru ajustări și debugging
• Updates când se schimbă API-uri
• Monitorizare și alerting

Exemplu calcul costuri

Element	Cost unic	Cost lunar
Setup platformă	-	€50
Consultant (40h × €50)	€2,000	-
Training intern	€500	-
Mentenanță (2h × €30)	-	€60
Total	€2,500	€110

Tot ce câștigi

Beneficiile sunt mai diverse și uneori mai greu de cuantificat decât costurile.

Beneficii directe (ușor de măsurat)

Timp economisit

Formula: Ore economisie × Cost orar × Frecvență

Exemplu: Procesare facturi manual = 2 ore/zi. Automat = 5 minute/zi.

• Economie: 1.9 ore × €20/oră × 22 zile = €836/lună

Erori eliminate

Formula: Rata erori × Cost per eroare × Volume

Exemplu: 5% erori în introducere date, €50 cost remediere, 200 intrări/lună.

• Economie: 5% × €50 × 200 = €500/lună

Beneficii indirecte (estimări)

Viteză îmbunătățită

• Răspuns la clienți mai rapid → Satisfacție crescută → Retention mai bun
• Greu de cuantificat precis, dar real

Scalabilitate

• Poți procesa de 10x mai mult fără angajări noi
• Valoare = Costuri angajări evitate

Moral îmbunătățit

• Angajații nu mai fac sarcini plictisitoare
• Reducere turnover (cost angajare = 50-150% din salariu anual)

Exemplu calcul beneficii

Beneficiu	Economie lunară
Timp economisit (40h)	€800
Erori reduse	€300
Overtime eliminat	€200
Total	€1,300

Pune totul împreună

Formula simplă

ROI (%) = [(Beneficii - Costuri) / Costuri] × 100

Formula pentru automatizare (time-based)

Pentru că automatizarea are costuri upfront și beneficii recurente:

ROI la N luni = [(Beneficii lunare × N) - (Cost inițial + Cost lunar × N)] / (Cost inițial + Cost lunar × N) × 100

Exemplu complet

Datele din secțiunile anterioare:

• Cost inițial: €2,500
• Cost lunar: €110
• Beneficiu lunar: €1,300

ROI la 6 luni:

• Beneficii totale: €1,300 × 6 = €7,800
• Costuri totale: €2,500 + (€110 × 6) = €3,160
• ROI = (€7,800 - €3,160) / €3,160 × 100 = 147%

ROI la 12 luni:

• Beneficii totale: €1,300 × 12 = €15,600
• Costuri totale: €2,500 + (€110 × 12) = €3,820
• ROI = (€15,600 - €3,820) / €3,820 × 100 = 308%

Breakeven point

Când recuperezi investiția inițială?

Luni până la breakeven = Cost inițial / (Beneficiu lunar - Cost lunar)

€2,500 / (€1,300 - €110) = 2.1 luni

Realitate vs proiecție

Calculele pe hârtie arată întotdeauna bine. Ajustează pentru realitate.

Factori de risc comuni

Adoptare sub așteptări

• Angajații nu folosesc noul sistem
• Soluție: Include training în costuri, gamifică adopția

Complexitate subestimată

• Proiectul durează mai mult decât estimat
• Soluție: Adaugă 30-50% buffer la timeline

Schimbări în sisteme conectate

• API-ul se schimbă, automatizarea se strică
• Soluție: Include mentenanță continuă în calcul

Volume diferite

• Mai puține sau mai multe cazuri decât estimat
• Soluție: Calculează scenarii pessimist/optimist

Ajustări recomandate

Abordarea conservatoare:

• Beneficii: folosește 70% din estimare
• Costuri: folosește 130% din estimare
• Dacă ROI e pozitiv și așa, proiectul e solid

Analiza de sensibilitate: Calculează ROI pentru:

• Scenariu pesimist: 50% beneficii, 150% costuri
• Scenariu realist: 80% beneficii, 120% costuri
• Scenariu optimist: 100% beneficii, 100% costuri

Decizia ar trebui să fie profitabilă în scenariul realist.

Folosește acest template

Secțiunea 1: Costuri

COSTURI INIȚIALE
[ ] Licență/Setup platformă: €____
[ ] Dezvoltare internă (__h × €__/h): €____
[ ] Dezvoltare externă: €____
[ ] Training: €____
[ ] Infrastructură: €____
→ TOTAL INIȚIAL: €____

COSTURI LUNARE
[ ] Subscripție platformă: €____
[ ] Operații/execuții extra: €____
[ ] Mentenanță (__h × €__/h): €____
→ TOTAL LUNAR: €____

Secțiunea 2: Beneficii

BENEFICII LUNARE
[ ] Timp economisit (__h × €__/h): €____
[ ] Erori eliminate (__% × €__ × __): €____
[ ] Overtime redus: €____
[ ] Alte economii: €____
→ TOTAL BENEFICII: €____

Secțiunea 3: Calcul ROI

Breakeven: €____ / (€____ - €____) = ___ luni

ROI 6 luni: [(€____ × 6) - (€____ + €____ × 6)] / [...] = ___%
ROI 12 luni: [(€____ × 12) - (€____ + €____ × 12)] / [...] = ___%
ROI 24 luni: [(€____ × 24) - (€____ + €____ × 24)] / [...] = ___%

Secțiunea 4: Ajustări

SCENARIU CONSERVATOR (70% beneficii, 130% costuri)
ROI 12 luni ajustat: ___%

VERDICT: □ Aprobat □ Necesită revizuire □ Respins

Exemple din implementări reale

Caz 1: Automatizare facturare (E-commerce)

Situație: 500 facturi/lună, procesare manuală 10 min/factură

Investiție:

• Setup platformă + integrare: €1,500
• Cost lunar (subscripție): €50

Beneficii:

• Timp economisit: 83h/lună × €15/h = €1,245
• Erori eliminate: €200/lună

ROI: 870% la 12 luni Breakeven: 1.1 luni

Caz 2: Lead routing automatizat (SaaS B2B)

Situație: Lead-uri din 5 surse, assignment manual către 10 sales reps

Investiție:

• Dezvoltare workflow automat: €3,000
• Hosting: €30/lună

Beneficii:

• Timp SDR economisit: €600/lună
• Răspuns mai rapid → +15% conversie = €2,000/lună

ROI: 750% la 12 luni Breakeven: 1.2 luni

Caz 3: Onboarding clienți (Agenție)

Situație: Onboarding manual cu emails, tasks, documente - 4h per client nou

Investiție:

• Setup automatizare: €2,500
• Cost lunar: €80

Beneficii:

• Timp economisit (10 clienți/lună): €800/lună
• Satisfacție client crescută (greu de cuantificat)

ROI: 295% la 12 luni Breakeven: 3.5 luni

ROI-ul e doar începutul

Ce ai învățat

1. Calculul ROI e esențial pentru a justifica investiții în automatizare
2. Include toate costurile - și cele ascunse
3. Cuantifică beneficiile - chiar și pe cele indirecte, cu estimări conservative
4. Ajustează pentru risc - realitatea diferă de proiecții
5. Folosește template-uri - consistență în evaluări

Benchmarks pentru automatizare

ROI tipic pentru automatizări bine implementate:

• Simple (email, notificări): 200-500%
• Moderate (integrări, workflow-uri): 300-800%
• Complexe (AI, decizii): 400-1000%+

Breakeven tipic: 1-4 luni

Când să NU te bazezi doar pe ROI

• Automatizări de conformitate/securitate (obligatorii)
• Fundații pentru automatizări viitoare
• Proiecte strategice pe termen lung

Cum te ajută Accelebit

Echipa Accelebit oferă:

• Audit gratuit - Identificăm oportunitățile cu cel mai mare ROI
• Business case development - Documentație pentru aprobare buget
• Implementare cu garanție ROI - Dacă nu livrăm, nu plătești

Contactează-ne pentru a calcula potențialul de ROI al automatizărilor din business-ul tău.